Privatlivspolitik for Smarteyes A/S

Denne politik omhandlende personoplysninger og markedsføring (”Privatlivspolitik”) beskriver hvordan Smarteyes – en del af Synoptik A/S, Lyskær 1, 2730 Herlev, dataprivacy@smarteyes.dk (”Smarteyes”, ”vi”) indsamler, anvender, videregiver, opbevarer, bearbejder og beskytter dine personoplysninger. Privatlivspolitikken gælder Smarteyes kunder og brugere af vores tjenester i butik og online. Vores målsætning er, at du som kunde kan føle dig sikker på, at din personlige integritet respekteres, og at dine personoplysninger behandles korrekt. Vi tager ansvar for at dine personlysninger som behandles af os udelukkende anvendes til de tiltænkte formål, beskyttes mod uberettiget adkomst og vi sælger aldrig dine personoplysninger til andre virksomheder. Som kunde skal du altid kunne føle dig tryg, når du overlader dine personoplysninger til os. Vi vil med denne Privatlivspolitik vise hvordan vi sikrer at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning, Autorisationsloven, Bogføringsloven etc. Fra og med den 25. maj 2018 gælder persondataforordningen (GDPR) i EU/EØS.

Hvad er en personoplysning, og hvad er en behandling af personoplysninger?

Personoplysninger er alle slags information som direkte eller indirekte kan henføres til en fysisk person. Behandling af personoplysninger er alt som foretages med personoplysningerne. Hver eneste handling som foretages med personoplysning udgør en behandling, uanset om den udføres automatiseret eller ikke. Eksempler på typiske behandlinger er indsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbejdelse, overføring og sletning.

Hvem er ansvarlig for de personoplysninger som indsamles?

Smarteyes – en del af Synoptik A/S er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger og har ansvaret for at sådan behandling sker i overensstemmelse med gældende lovgivning. Smarteyes – en del af Synoptik A/S CVR nr. 35247092 Lyskær 1, 2730 Herlev, E-mail: dataprivacy@smarteyes.dk

Hvilke personoplysninger indsamles om dig som kunde?

De personoplysninger som vi indsamler og behandler om dig som kunde som får foretaget synsprøve, køb eller anvender vores øvrige tjenester er:

• Navn
• Personnummer
• Køn
• Kontaktoplysninger, f.eks. adresse, e-mailadresse, telefonnummer og fødselsdato. Adresseoplysninger opdateres automatisk via folkeregistreret.
• Bookinginformation ved synsprøve
• Journalinformation i forbindelse med synsprøve, f.eks. resultatet fra synsprøver og fundus-billed
• Ordreinformation, f.eks. hvilke varer som er bestilt, leveringsdato og i visse tilfælde foto af dig som kunde, som er påkrævet ved bestilling af visse glas
• Din korrespondance med os, f.eks. via kundeservice eller butik, for at besvare spørgsmål og yde kundeservice
• Betalingsinformation og betalingshistorik
• Garanti- og reklamationsinformation
• Oplysninger indsendt i forbindelse med deltagelse i konkurrencer eller lignende
• Besvarelser af spørgeskemaer eller undersøgelser

Hvorfor behandler vi personoplysninger om dig?

Vi behandler dine personoplysninger til forskellige formål. Hovedsagligt behandler vi dine personoplysninger for at:

• Leve op til vores forpligtelser mod dig som kunde, f.eks. i forbindelse med synsprøve, køb, fakturering og kundeservice
• Muliggøre almindelige kundepleje og kundeservice, f.eks. besvarelse af spørgsmål og rettelse af forkerte oplysninger
• Håndtere sager og reklamationer
• Holde dig informeret vedrørende din ordre
• Give vindere besked i konkurrencer
• Udsende spørgeskemaer og give dig mulighed for at påvirke vores udvalg af varer og tjenesteydelser
• Informere dig om nyheder og tilbud, eksempelvis via post, telefon, e-mail, SMS/MMS eller andre digitale kanaler
• Forbedre og udvikle vores udvalg af varer og tjenesteydelser
• Forhindre bedrageri og gennemføre risikostyring
• Følge gældende lovgivning, f.eks. Bogføringsloven, Autorisationsloven

Personoplysningerne kan også danne grundlag for markeds- og kundeanalyser, markedsundersøgelser, statistik, forretningsovervågning samt forretnings- og produktudvikling relateret til køb af varer og tjenesteydelser. Dette kan eksempelvis være:

• Grundlag for markedsføringskampagner tilpassede til bestemte målgrupper, hvilket kan resultere i f.eks. udsendelse af e-mail til dig som kunde
• Analyser af produktsortimentet, for at kunne udbyde et mere attraktivt udbud af produkter til dig som kunde
• Grundlag for skræddersyede tilbud til specifikke kundegrupper

Markedsføring

Med henblik på markedsføring af vores produkter og tjenester kan dine personoplysninger anvendes til markedsføringsformål for at tilpasse vores udbud og markedsføring til dig. Under forudsætning af, at du har givet samtykke hertil, vil vi sende information om nyheder og tilbud til dig, f.eks. via telefon, e-mail, SMS/MMS eller andre digitale tjenester. Hvis du ikke har givet dit samtykke hertil, bliver dine personoplysninger kun anvendt til at indkalde dig til synsprøve, som en del af vores virke som optiker. Ønsker du ikke at modtage opkald eller direkte markedsføring, kan du framelde dig dette ved at besøge din Smarteyes-butik eller kontakte Smarteyes kundeservice.

Hvem videregives dine personoplysninger til?

Dine personoplysninger kan blive delt med koncernforbundne selskaber, samarbejdspartnere og leverandører hvor formålet er at behandle personoplysningerne på Smarteyes vegne. Det gælder eksempelvis visse IT-tjenester, ved udsendelse af kontaktlinser samt ved udsendelse af post adresseret direkte til dig. For at du undgår at blive mødt med annoncering som vi ikke anser for relevant for dig, og for at kunne tilbyde mere relevante tilbud via annoncer, kan visse personoplysninger blive delt, som f.eks. krypteret e-mailadresse, med virksomheder som Google og Facebook. Dette vil altid ske i overensstemmelse med gældende lovgivning og, hvis det kræves, med forudgående samtykke fra dig.

Hvor opbevares dine personoplysninger?

De personoplysninger som vi indsamler om dig, bliver opbevaret indenfor EØS. Vi overfører ingen personoplysninger udenfor EU/EØS og alle vore egne IT-systemer befinder sig indenfor EU/EØS. Nogle af vores leverandører af IT-systemer kan have ansatte placeret uden for EU, som i kraft af deres rolle som systemadministratorer, har brug for at se personoplysninger.

På hvilket grundlag behandles dine personoplysninger?

Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger på et antal retsgrundlag. Vi behandler blandt andet dine personoplysninger for at kunne gennemføre aftalen med dig som kunde, f.eks. at booke og gennemføre synsprøver og bestilling og køb af briller og linser. Vi har en retlig forpligtelse til at behandle dine personoplysninger. Det gælder f.eks. for den behandling af personoplysninger som vi udfører for at kunne leve op til Autorisationsloven og bogføringslovens krav. En del af den behandling af personoplysninger som vi udfører, baserer sig på en såkaldt interesseafvejning. Dette gør sig f.eks. gældende for den behandling vi gennemfører for at kunne sende tilbud til dig via forskellige kanaler om vores varer og tjenesteydelser.

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Jævnfør Autorisationsloven har vi pligt til at opbevare personoplysninger og journalføring i mindst 5 år fra den seneste optegnelse i patientjournalen. Det gælder information såsom din identitet, personnummer, helbredshistorik samt oplysning om hvornår der er tilføjet oplysninger til journalen og hvem der har tilføjet dem. Bogføringsloven kræver samtidig, at købs og betalingsinformation samt tilhørende historik opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Efter de 5 år kan du bede om at blive helt slettet fra vores register. I så fald bedes du kontakte kundeservice. Hvis du ikke aktivt beder om at blive slettet fra vores register efter de 5 år, vil vi fortsat bevare dine journaloplysninger. Dette gør vi først og fremmest for din egen skyld, da din journal kan være af stor interesse for dig i fremtiden, f.eks. ved en eventuel øjenoperation, hvor lægerne kan ønske at ville analysere hvordan din øjenhistorik har set ud. Selv om vi skal opbevare dine personoplysninger i 5 år jf. Autorisationsloven, kan du vælge at blive inaktiveret inden da. Dette indebærer at vi fortsætter med at bevare dine personoplysninger i henhold til loven, men du bliver anonymiseret i vores system.

Hvilke rettigheder har du som kunde?

Vi har ansvaret for at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende ret. Efter begæring fra dig, eller på eget initiativ, vil vi slette, afidentificere, rette eller fuldende oplysninger som findes fejlagtige, misvisende eller ufuldstændige. For at kunne hjælpe dig har vi brug for at kunne verificere din identitet. Du har som kunde ret til at anmode os om følgende:

Ret til begrænsning

Du har ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger hos os begrænses. Hvis du anmoder om, at behandlingen af dine oplysninger skal begrænses, kan det dog medføre at vi ikke kan opfylde vores eventuelle forpligtelser overfor dig i den periode behandlingen begrænses.

Ret til indsigt i personoplysninger

Du har ret til at anmode om at få en bekræftelse fra os om de personoplysninger som vedrører dig, samt i så fald at begære indsigt i de personoplysninger vi behandler om dig, et såkaldt registerudskrift. Du har ret til en gang per kalenderår omkostningsfrit at anmode om et registerudskrift.

Ret til rettelse

Hvis du mener at et oplysning om dig er fejlagtig eller ufuldstændig, har du ret til at anmode om at oplysningen rettes eller fuldendes. Dette gør du ved at kontakte Smarteyes kundeservice.

Ret til sletning

Du har ret til sletning af dine personoplysninger. Det indebærer, at du har ret til at anmode om, at dine personoplysninger slettes hvis de ikke længere er nødvendige til brug for det formål de er indsamlet til. Vi kan ikke fjerne dine oplysninger når opbevaringen beror på et lovkrav, som f.eks. Bogføringsloven, Autorisationsloven eller når der findes et retligt grundlag for at beholde visse oplysninger, f.eks. ved et igangværende aftaleforhold.

Ret til dataportabilitet

Du har ret til at få en kopi af de personoplysninger som vedrører dig i et struktureret format (dataportabilitet). Retten til dataportabilitet, til forskel fra retten til registerudskrift, omfatter alene oplysninger som du selv har overgivet os, og som vi behandler på baggrund af visse retlige grundlag, f.eks. en aftale med dig. Det er med andre ord kun visse oplysninger som omfattes af retten til dataportabilitet.

Ret til at gøre indsigelser mod visse typer behandling

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger som udføres på baggrund af en interesseafvejning. Hvis du har indsigelse mod en sådan behandling, vil vi kun fortsætte behandlingen hvis der findes berettigede årsager til behandlingen som vejer tungere end dine interesser.

Ret til at fravælge direkte markedsføring

Du har altid mulighed for at påvirke hvilke kanaler vi skal anvende til udsendelse af personlige tilbud. I så fald skal du ikke gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysninger som sådan, men i stedet begrænse kommunikationskanalerne ved at besøge din Smarteyes butik eller kontakte Smarteyes kundeservice.

Giv og tilbagetag dit samtykke

I visse tilfælde vil Smarteyes bede om dit samtykke for at behandle dine personoplysninger. Du har da ret til når som helst at ændre mening, og trække dit samtykke til fortsat behandling tilbage. Det betyder at vi fortsat har ret til at anvende allerede indsamlede oplysninger, eftersom du har givet dit samtykke hertil tidligere.

Klageret

Du har ret til at indgive eventuelle klager mod behandlingen af dine personoplysninger til datatilsynet.dk. Ønsker du som kunde at udnytte dine rettigheder i forhold til os, og er intet specifikt angivet ovenfor, så kontakt os ved at sende en e-mail til dataprivacy@smarteyes.dk

Hvordan anvender Smarteyes cookies?

Når du besøger vores hjemmeside anvendes cookies. Du finder mere information om hvordan vi behandler cookies i vores Cookiepolicy.

Databeskyttelsesrådgiver (DPO)

Smarteyes har udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO) som du kan kontakte angående spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger og om udøvelsen af dine rettigheder. Kontakt os ved at sende en e-mail til dataprivacy@smarteyes.dk

Ændring af Privatlivspolitik

Vi har ret til når som helst at ændre i Privatlivspolitikken. Hvis der er tale om væsentlige ændringer, vil du blive udtrykkeligt informeret herom, f.eks. gennem en tydelig meddelelse på hjemmesiden og i visse tilfælde vil vi bede dig om at godkende ændringerne 4 uger inden de træder i kraft.

Privatlivspolitik opdateret 09.09.2021