Hvornår kan whistleblowerfunktionen anvendes?

En whistleblowersag skal omhandle forseelse, der er af offentlig interesse, og der skal være legitime grunde til, at oplysningerne kommer frem. Formålet er at opdage og afhjælpe alvorlige forseelser på arbejdspladsen.

Hvornår kan whistleblowerfunktionen ikke anvendes?

Kundereklamationer og individuel bestrid bør ikke rapporteres via vores whistleblower-funktion. Disse anses som udgangspunkt ikke for at have en almen interesse og er normalt ikke omfattet af beskyttelsen. Denne type af spørgsmål håndteres på andre måder, f.eks. af Smarteyes’ HR-afdeling.

Hvorfor har Smarteyes en whistleblowerfunktion?

Smarteyes har valgt at have en whistleblower-funktion for at dem, der har mistanke om uregelmæssigheder, på beskyttet vis kan rapportere ureglementeret adfærd. Denne beskyttelse betyder at det er forbudt for Smarteyes-organisationen at tage nogen former for gengældelse eller hindrende foranstaltninger mod indberetning, og at oplysninger om dig er fortroligt beskyttet. Beskyttelsen gælder dog ikke for bevidst falsk anmeldelse. Hvis du rapporterer falske oplysninger, kan der blive pålagt sanktioner.

Hvad bør anmeldelsen indeholde?

Det er vigtigt at du gør dit bedste for at levere så meget information som overhovedet muligt. Anmeldelsen bør, når det er muligt, indeholde følgende informationer:

• Hvilken form for ureglementeret adfærd du gerne vil informere om.
• Hvor disse er foregået.
• Hvornår det skete. Fortæl os også gerne datoen og tiden for hvornår det skete og om det er sket flere gange.
• Hvem eller hvilke, der er involveret.
• Hvilken som helst type af dokumentation du har adgang til i forbindelse med det, og hvis du ved der er andet information, i så fald også, hvor vi kan tilgå det.
• Oplysninger i forhold til, hvis du har foretaget andre handlinger på grund af denne ureglementerede adfærd.
• Frivillig kontaktinformation (f.eks. navn, telefonnummer, e-mailadresse). Du vælger helst selv om du vil rapportere din mistanke åbent eller anonymt. Vi håber selvfølgelig, at du vil rapportere det åbent ved at give os dit navn og andre kontaktinformationer.
  

Modtagne rapporter behandles strengt fortroligt, og undersøgelsen håndteres med den største omhu og hensyntagen til dit privatliv. Du risikerer ikke at blive udsat for negativ diskriminering eller gengældelsesaktion på grund af rapporteringen.

Hvordan whistleblower du?

Du har mulighed for at rapportere din whistleblowing på følgende måder:

• Send en e-mail til whistleblow_dk@smarteyes.se og oplys at du ønsker at anmelde en whistleblowing. Hertil vil du få et andet nummer du skal kontakte, som går direkte til en af modtagerne hos Smarteyes.
• Send et brev til: Smarteyes, Lyskær 1, 2730 Herlev – venligst mærk kuverten med Whistleblowing.

Hvordan håndteres anmeldelsen?

Anmeldelser om forseelser går til en udpeget gruppe bestående af uafhængige modtagere med tavshedspligt. Disse foretager en indledende vurdering og udvikler dernæst forslag til videre ledelse. Hvis du har indtastet dine kontaktoplysninger i forbindelse med en indberetning, vil du modtage feedback på, hvilke foranstaltninger, der er truffet indenfor 3 måneder efter modtagelsen af rapporteringen. Senest 2 år efter sagens afslutning slettes anmeldelsen.

Øvrigt

Hvis du har generelle spørgsmål eller ønsker du vejledning om whistleblowing, bedes du kontakte Smarteyes’ mail: whistleblow_dk@smarteyes.se